Uuden kassajärjestelmän hankinta tuli säätiölle ajankohtaiseksi, kun pitkään palvelleen järjestelmän päivitykset olivat lähestymässä loppuaan. Uutta ratkaisua valittaessa tärkeitä kriteerejä olivat selkeäkäyttöisyys, nykyaikaiset toiminnot ja paikallinen tuki. Kotimainen Vektori Kassa yhdessä DG Saimaan tukipalvelun kanssa oli Sotekin valinta.
Kassajärjestelmä on käytössä säätiön neljässä Goodwill™-kierrätysmyymälässä, lounaskahvila Limessä sekä Karhulan uimahallin kahviossa. Goodwill-myymälät myyvät lahjoitettuja ja kierrätettyjä tuotteita mahdollistaen muun muassa työkokeilijoille ja harjoittelijoille työelämätaitojen oppimisen. Samalla Goodwill-myymälät edistävät kierrätystä ja kestävää kehitystä.
Maksut toimivat myös tien päällä
Vektori Kassan käyttöliittymä on käyttäjäystävällinen, joten se sopii erinomaisesti opetus- ja harjoittelukäyttöön. Näppäilyvirheet voidaan minimoida, ja ohjelmisto toimii joustavasti sekä mobiililaitteilla että all-in-one-maksupäätteillä. Pilvipohjainen taustajärjestelmä mahdollistaa useiden eri toimipisteiden myynnin seurannan sekä tuotehallinnan. Kotimaisena kassatoimittajana Vektori tarjoaa myös hyvän asiakastuen ja suomenkielisen palvelun.
– Goodwill-myymälät ja muut myyntipisteemme tarjoavat työssäoppimisympäristön, minkä vuoksi kassoilta vaaditaan tiettyjä ominaisuuksia – etenkin selkeäkäyttöisyyttä. Lisäksi myymälät tarjoavat kuljetuspalvelua, joten tarvitsemme liikkeiden pääkassojen lisäksi autoihin kannettavat maksupäätteet, listaa Sotekin järjestelmäasiantuntija Tomi Tähti.
Onnistunut käyttöönotto vaati hyvää ennakkovalmistelua
Uusi järjestelmä voitiin rakentaa ja testata vanhan rinnalla ennen käyttöönottoa, joten vaihto ei aiheuttanut liiketoimintaa häiritseviä käyttökatkoja. Vaihtoprosessi vaatii kuitenkin aina huolellista suunnittelua sekä usein kahden järjestelmän hetkellistä rinnakkaiskäyttöä.
– Olemme tehneet pitkään yhteistyötä DG Saimaan kanssa. Tunnemme tutun kumppanin asiantuntijoiden osaamisen, joustavuuden ja palvelutason, jolloin päätös yhteistyöstä myös tässä projektissa oli helppo tehdä. Kassajärjestelmän vaihto sujui suunnitellusti joitakin pieniä, yllättäviä haasteita lukuun ottamatta. Tosin nämäkin haasteet ratkottiin nopeasti eikä liiketoiminta häiriintynyt.
Paikallisuus on iso plussa
Vaikka useimmat IT-ongelmat ratkotaan nykyään etänä, tuen paikallisuus nopeuttaa asiointia. Kun tukipalvelu ja asiantuntija ovat lähellä, fyysistä käyntiä vaativa huolto järjestyy jouhevasti, jopa muutamassa tunnissa.
– Yhteistyömme DG Saimaan kanssa kattaa maksujärjestelmien lisäksi IT-laitehankintoja, osan ohjelmistolisensseistä sekä tukipalvelua. Olemme esimerkiksi hankkineet kaikki tulostimemme palvelusopimuksella, johon sisältyvät myös tarvikkeet. Kyseessä ovat ympäristöystävälliset kylmämustesuihkutulostimet, jotka on mitoitettu jokaiseen toimipisteeseen tulostusmäärien mukaan. Tämä palvelumalli on meille huoleton ja ekologinen vaihtoehto, ja kumppanin paikallisuus on monessa suhteessa iso plussa, summaa Tomi Tähti.
Sotek-säätiö sr on vuonna 2004 perustettu voittoa tavoittelematon sosiaali- ja hyvinvointialan organisaatio, joka toimii Kymenlaakson ja Itä-Uusimaan alueilla. Säätiö tuottaa valmennus-, kuntoutus- ja sosiaalipalveluita, jotka auttavat vaikeassa työmarkkina-asemassa olevia ihmisiä työllistymään ja hallitsemaan arkeaan.